Dokumentacja do systemu BIP
(Biuletyn Informacji Publicznej)


Spis treści

Wprowadzenie

Opisywany system powstał w związku z ust. z dn. 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. W założeniu jest on narzędziem uniwersalnym, które umożliwia publikowanie informacji przez wszelkiego rodzaju instytucje publiczne niezależnie od ich struktury czy charakteru.

Obsługa systemu od strony publikującego jest na tyle prosta, że nie wymaga szczególnych umiejętności poza ogólnym oswojeniem z komputerem i krótkim przeszkoleniem. Dostęp do publikowanych danych odbywa się za pomocą przeglądarki WWW (np. Internet Explorer, Mozilla, Opera czy Netscape). Publikowanie dokumentów podlega procedurze aprobowania przez osobę uprawnioną, która zatwierdza te dokumenty, które mogą się ukazać na publicznej stronie WWW. Spod niektórych przeglądarek (Internet Explorer) dostępny jest edytor umożliwiający edycję dokumentów w sposób taki, jak w graficznych edytorach tekstu (MSWord itp.). Dodatkowo możliwe jest wklejanie tekstu z Microsoft Worda z zachowaniem jego wyglądu.

Instrukcja użytkownika

Przeglądanie biuletynu

Biuletyn udostępniony jest jako strona WWW pod adresem należącym do domeny .bip.pl, o nazwie wskazanej przez podmiot, którego serwis dotyczy.

BIP (Biuletyn Informacji Publicznej) podzielony jest na kilka części:

  • przycisk Ogłoszenia urzędowe - część dotycząca nowości na stronie -- news -- tu umieszczone są komunikaty od administratorów serwisu na temat wszelkich zmian oraz streszczenia najnowszych dokumentów. Kliknięcie na tytule dokumentu powoduje wyświetlenie go w całości (również kliknięcie na Więcej na ten temat...).
  • przycisk Tematy BIP - część, w której opublikowane są wszystkie dokumenty publikowane w serwisie. Dokumenty uporządkowane są hierarchicznie wg tematów przewidzianych przez publikującego. Tematy, podobnie jak struktura, wyświetlane są w formie drzewka. Po kliknięciu na Dokumenty... otrzymujemy listę dokumentów o danym temacie. Po wyświetleniu dokumentu szczegółowo pod całym dokumentem wyświetlona jest lista dokumentów pokrewnych -- czyli tych, które autor uznał za podobne do bieżącego, które również warto przeczytać.
  • przycisk Urząd - część dotycząca struktury jednostki będącej właścicielem serwisu -- można przeglądać całą hierarchię wraz z opisami poszczególnych wydziałów, pracownikami w nich zatrudnionymi oraz dokumentami opublikowanymi przez nich -- można w ten sposób przeglądać dokumenty wg jednostek organizacyjnych je publikujących. Jednostki wyświetlane są jako drzewko -- kliknięcie na ikonkę z plusem powoduje rozwinięcie poddrzewa i ukazanie się podwydziałów wchodzących w skład danej jednostki. Kliknięcie na nazwie umożliwia zorientowanie się w liczbie pracowników oraz dokumentów. Kliknięcie na Szczegóły... powoduje przejście do opisu jednostki -- możemy przeczytać krótki tekst na jej temat, zobaczyć listę pracowników oraz ich dokumenty.
  • przycisk Zadaj pytanie - formularz umożliwiający wysłanie do administratora serwisu pytanie dotyczące obsługi serwisu.
  • przycisk Odpowiedzi na pytania - odpowiedzi na najczęściej zadawane administratorom pytania.
  • przycisk Szukaj - wyszukiwarka umożliwiająca znalezienie dokumentu zawierającego podaną frazę. Dostępnych jest kilka opcji, takich jak:
    -
    Wyników na stronie - określa, ile wyników chcemy otrzymać za jednym razem (do wyników, które nie zmieściły się, można się dostać za pomocą linku Następne. Jeśli mamy niezbyt szybkie łącze, a spodziewamy się dużej liczby znalezionych wyników, lepiej jest ustawić mniejszą liczbę.
    -
    Format wyników - do wyboru mamy długi (tytuł dokumentu wraz z początkowym kawałkiem), krótki (sam tytuł dokumentu) oraz same adresy URL (adres dokumentu).
    -
    Szukaj pozycji - do wyboru mamy ze wszystkimi słowami -- znalezione dokumenty muszą zawierać wszystkie słowa wpisane w pole Szukaj: -- oraz z co najmniej jednym ze słów -- szukamy dokumentów zawierających przynajmniej jedno z wpisanych słów.
    -
    Szukaj wewnątrz - tutaj ustalamy, czy szukamy w newsach, dokumentach, opisach wydziałów, instrukcji obsługi czy odpowiedziach na najczęściej zadawane pytania.
  • przycisk Instrukcja obsługi - instrukcja obsługi serwisu

Ekran biuletynu podzielony jest na trzy obszary:

  • menu
  • pasek nawigacyjny - podczas przeglądania struktury oraz tematów mamy możliwość łatwego powrotu do elementu nadrzędnego poprzez kliknięcie na jego nazwę w pasku.
  • obszar główny - obszar, w którym wyświetlana jest treść

Redagowanie dokumentów

Dostęp do modułu umożliwiającego publikowanie dokumentów odbywa się poprzez dodanie do adresu strony (np. powiat.bip.pl) przyrostka autor (np. powiat.bip.pl/autor). Dokumenty mogą publikować tylko upoważnione osoby (tj. te, które otrzymały od administratorów swój własny login i hasło). Opublikowanie dokumentu nie oznacza natychmiastowego jego ukazania się na stronie biuletynu -- artykuł musi być jeszcze sprawdzony i zatwierdzony przez osobę posiadającą uprawnienia administracyjne wyznaczoną przez właściciela serwisu.

Po pomyślnym zalogowaniu się możemy przeglądać i edytować dokumenty już przez nas stworzone (poprzez kliknięcie na nazwie dokumentu), a także tworzenie nowych artykułów (link ,,Nowy artykuł...'').

Kliknięcie na ,,Nowy dokument...'' powoduje stworzenie nowego dokumentu oraz pojawienie się ekranu edycji. Ekran taki pojawia się również w przypadku kliknięcia na nazwę dokumentu już istniejącego. W menu dostępne są następujące opcje:

  • Zapisz - zapisanie dokumentu i wyjście z edycji
  • Aprobuj - zapisanie dokumentu wraz z jednoczesnym jego zatwierdzeniem (przeznaczeniem do opublikowania). Dokument przez nas zatwierdzony musi być jeszcze zatwierdzony przez administratora.
  • Pokaż dokument - wyświetlenie dokumentu w postaci takiej, jak będzie wyglądał po opublikowaniu na stronie biuletynu
  • Zrezygnuj - rezygnacja z edycji (bez zapisania dokumentu) i powrót do listy dokumentów

Poniżej mieści się kilka pól:

  • Tytuł - jeśli pole nie jest wypełnione, to dokument identyfikowany jest przez nazwę wygenerowaną losowo
  • Temat - do wyboru z listy dostępnych tematów
  • Zabroń komentowania dokumentu - po zaznaczeniu tego pola czytelnicy nie będą mieli możliwości komentowania i przeglądania komentarzy dotyczących edytowanego dokumentu
  • Streszczenie - krótki opis zawartości dokumentu. Streszczenie jest wyświetlane na głównej stronie serwisu.
  • Dokumenty pokrewne - dokumenty, które wg nas są powiązane z edytowanym przez nas. Można zaznaczać kilka (trzeba to robić z wciśniętym klawiszem ctrl).
  • Treść artykułu - pole z zawartością dokumentu. W przeglądarce Internet Explorer będzie to edytor graficzny umożliwiający intuicyjną edycję artykułu (obsługa myszką), natomiast w pozostałych przeglądarkach zwykłe pole tekstowe (jeśli chcemy mieć tekst specjalnie formatowany, np. pogrubiony, musimy używać znaczników HTML).

Edycja dokumentu w przypadku, gdy używamy Internet Explorera, wygląda podobnie jak w Microsoft Wordzie. Dostępnych jest większość opcji edycyjnych, takich jak: pogrubianie, podkreślanie, centrowanie, wyrównywanie do prawej i do lewej, umieszczanie tabel i zmiana ich rozmiaru za pomocą myszki, używanie kolorów. Jedną z możliwości jest również otworzenie dokumentu w Microsoft Wordzie, skopiowanie go do schowka i wklejenie w oknie edycyjnym -- wygląd dokumentu pozostanie bez zmian.

Jeśli korzystamy z innej przeglądarki, formatowanie dokumentu wymaga albo znajomości języka znaczników HTML, albo posiadania edytora graficznego, który ma opcję zachowywania w HTML-u. Takim edytorem jest np. Microsoft Word. Należy stworzyć w nim dokument, z menu ,,Plik'' wybrać ,,Zapisz jako...'' i w okienku zachowywania format HTML. Następnie zapisany dokument musimy otworzyć zwykłym edytorem tekstu, np. Notatnikiem, skopiować cały tekst do schowka i wkleić go w oknie edycyjnym biuletynu.

Po zapisaniu dokumentu, jeśli chcemy, by ukazał się on na stronie biuletynu, musimy go zatwierdzić. Odbywa się to poprzez zaznaczenie pola obok artykułu i kliknięcie przycisku ,,Zatwierdź zaznaczone''. Taki dokument będzie widoczny dla administratora (bądź innej osoby upoważnionej) jako dokument do opublikowania. Jeśli administrator również go zatwierdzi, dokument ukaże się w ciągu następnej godziny.

Wszelkie zmiany, w tym i fakt zatwierdzenia, zapisywane są w historii. Można ją przeglądać poprzez link ,,Historia'' znajdujący się obok każdego artykułu.

Administracja użytkownikami i zatwierdzanie artykułów

Dostęp do sekcji administracyjnej odbywa się poprzez dodanie admin do adresu serwisu. Zalogowanie się wymaga posiadania specjalnych uprawnień, które mogą być przydzielone albo przez innego administratora serwisu, albo przez administratora głównego.

Po zalogowaniu się otrzymujemy listę dokumentów, które ich autorzy przeznaczyli do opublikowania (jeśli takie dokumenty istnieją). Możemy je obejrzeć klikając na ich nazwę oraz opublikować zaznaczając pole obok artykułu i naciskając ,,Zatwierdź zaznaczone''. Po tej operacji dokument w ciągu następnej godziny ukaże się na stronie głównej.

Po kliknięciu na pozycję menu ,,Pracownicy'' otrzymujemy listę pracowników z wyszczególnieniem wydziału, do którego należą. Dane pracownika można edytować -- po kliknięciu na link ,,Edytuj...''. Ważnym polem jest ,,Uprawnienia administracyjne'' -- pole powinno być zaznaczone tylko wtedy, gdy edytowany pracownik powinien mieć możliwość publikowania dokumentów na stronie głównej serwisu. Dane pracownika można zapisać (,,Zapisz zmiany'') bądź też pozostawić niezmienione (,,Zrezygnuj z edycji'').

Dodanie pracownika następuje po kliknięciu na ,,Dodaj pracownika...'', podaniu loginu (nie powinien zawierać spacji, być niezbyt długi i łatwy do zapamiętania; duże i małe litery nie są rozróżniane), hasła oraz ustawieniu pola ,,Miejsce pracy'' na odpowiednią wartość (nie będzie mogła być potem zmieniana, co najwyżej przez administratora serwisu). Login, hasło i miejsce pracy to jedyne atrybuty pracownika niezbędne do jego wprowadzenia do bazy. Inne dane (imię, nazwisko, itp.) możemy zmienić po kliknięciu na ,,Edytuj...'' przy danym pracowniku.